Projektit voi olla vaiheessa mut muuten kaikki on hallinnassa

Meitä kreabilaisia on usein naurattanut työkaverini Lauran kahvimukin teksti, joka kuvaa konsultin arkea osuvasti. Mielikuvissahan viestintäkonsultit taitavat olla juuri niitä, jotka juoksevat trendikkäät takeaway-mukit (toim.huom. Punavuoressa toki Keep-a-Cupit) kädessä palaverista toiseen ja kaivavat hississä lennosta uudet esitysmateriaalit esiin.

Ehkä kuvaus ei täysin pidä paikkaansa, mutta rehellisyyden nimissä on todettava, että mielenkiintoisia tilanteita tulee vastaan päivittäin ja usein projektit kilpajuoksevat myös rinnakkain. Kaikki työt haluaa tehdä yhtä suurella intensiteetillä, materiaalien on valmistuttava tiukoissakin tilanteissa ja aikatauluista ei lipsuta. Viimeiset neljä vuotta viestintäkonsulttina onkin opettanut muutamia pienempiä ja suurempia kikkoja, joiden avulla kaikki todellakin pysyy hallinnassa.

1. Ole realisti
Viestintätoimiston vastuulla on olla lupaamatta asiakkailleen liikoja. Jo lähtötilanteessa on kerrottava, jos toivottu aikataulu on epärealistinen. Liian usein kuulen, että myyntitilanteissa eri palveluntarjoajat vastaavat ”kyllä” oikeastaan kuuntelematta kysymystä. Toki usein tilanne voi olla päinvastainen ja asiakkaalle voi tulla positiivisena yllätyksenä kuinka nopeasti asiat saadaan liikkeelle, ja miten toimiston voimavarat pystytään keskittämään juuri heidän tarpeisiinsa.

2. Aikatauluta
Aikataulu kannattaa AINA kirjata ylös ja jakaa kaikille osapuolille. Epämääräiset ”tehdään alkuvuonna” tai ”merkkaan omaan puhelimeeni” -tokaisut eivät vaan yksinkertaisesti toimi. Eivät koskaan. Tämä ei tietenkään tarkoita etteikö aikataulu voisi elää, ja sitä kannattaa päivittää säännöllisesti ja aina muutosten ilmaantuessa. Muista huomioida aikataulussa myös pyhät ja loma-ajat.

3. Roolita
Projektiin kannattaa ottaa mukaan tarpeeksi, mutta vain ja ainoastaan tarpeellista osaamista. Projektipäällikkö, ja hänen varahenkilönsä ovat vastuussa siitä, että kaikki projektissa mukana olevat tietävät oman roolinsa. Näin vältetään turhat päällekkäisyydet ja kaikki osaamisalueet tulee katettua. Tehokkaissa projekteissa roolittomia ”hengaajia” ei ole, vaan jokaisella on selkeä tehtävä. Suosittelen lämpimästi, että projektin jäsenillä on sähköinen keskustelukanavansa (meillä Kreabilla Slack ja Basecamp, joita voi lämmöllä suositella), jotta projektin eri vaiheet tavoittavat kaikki tiimin jäsenet sähköpostia tai rikkinäistä puhelinta tehokkaammin. Mikäli jotain odottamatonta (katso kohta 4.) sattuu, voi tarvittaessa kuka tahansa tiimin jäsen hypätä puikkoihin.

4. Varaudu yllätyksiin
Hyvästäkään suunnittelusta huolimatta kaikki ei aina mene kuin ruotsinkielisessä saaressa. Varaa aina aikatauluihisi joustovaraa, mieti etukäteen kuka tuuraa ja ketä, jos joku sairastaa tai vaihtaa työpaikkaa kesken projektin. Kahvit saattavat kaatua viimeisille printeille, videon kuvauspäivänä voi sataa kaatamalla tai paloharjoitus yllättää kesken presentaation. Mitä vaan voi sattua. Ja myös välillä sattuu.

5. Viesti, keskustele, opi ja jaa.

Projekti startattu, yhteiset pelisäännöt sovittu ja sitten kenestäkään ei kuulu mitään? Vaikka kukin edistäisi projektia tahoillaan, on tärkeää pitää kaikki osapuolet tasalla missä mennään ja mitä kukin on saanut aikaiseksi. Säännölliset viikoittaiset, joskus jopa päivittäiset, palaverit kannattavat – useimmiten myös silloin kun tuntuu, ettei olisi mitään uutta kerrottavaa. Projektien johtamista oppii parhaiten projekteja johtamalla. Siksi on aivan ensiarvoisen tärkeää kerätä projektista palautetta sen kaikilta osallistujilta, kirjata havainnot ylös ja jakaa ne myös muille. Ja myös palata oppeihin ennen seuraavan projektin starttia.

Jos kaaos kaikesta huolimatta yllättää, kahvi auttaa. Menestyksekästä projektisyksyä!