Eva Opas

Kreabiitti. Graafinen suunnittelija ja luova johtaja, jota inspiroi hieno design ja sanat, jotka herättävät tunteita.

Hyvä esitys lumoaa, huono lamauttaa – ajattele visuaalisesti

Presentaatiot ovat kiehtoneet minua tietyllä tapaa jo viimeiset 20 vuotta. Sain kipinän niihin opiskellessani Helsingin kauppakorkeakoulussa. Teimme paljon presentaatioita pienryhmissä ja koska olin ehtinyt välissä olla viestintätoimistossa töissä, suhtauduin presentaatioihin jollakin ihmeellisellä innolla ja uteliaisuudella.

Oli mielenkiintoista seurata, kuinka saada yleisö kuuntelemaan juuri omaa ryhmää, vaikkakaan ei ollut mikään Steve Jobs esiintyjänä. Haastetta lisäsi vielä, kun piti kuunnella useita esityksiä toisensa jälkeen. Tuttu tilanne seminaareista, joissa puhujat vaihtuvat liukuhihnalta ja oma sanoma pitäisi saada muhimaan kuulijoiden aivonystyröihin.

Esityksen visuaalisuudella ja esille panolla on hyvin suuri merkitys. Kuinka tärkeää onkaan osata kiteyttää ja visualisoida!

Olen edelleen inspiroitunut loistavista esityksistä. Saan tunnetason kicksejä, kun näen vaikuttavan esityksen. Toisaalta tunnen vahvasti visuaalisuuden kautta: kauniit asiat ja design saavat minut kananlihalle, niin kuin myös hienot sanat saavat minut herkistymään.

Olen toisaalta ammatissani ja etenkin Suomessa huomannut, että suurimmaksi osaksi esim. powerpointteja tehdään niin, että niihin halutaan sulloa kaikki se tärkeä asia, jonka tekijä tietää. Tällöin käy valitettavasti niin, että esityksen seuraajalle ei jää mitään mieleen. Sivu, jossa on useampi kappale tekstiä, vähentää yleisön kykyä keskittyä esitykseen, jolloin haluttu viesti ei saavuta kohdeyleisöä.

Eikö viestinnässä ole tärkeintä se, että saisi viestinsä kulkemaan läpi? Minua jaksaa aina vain ihmetyttää, kuinka paljon jää kuulematta tai ymmärtämättä esityksistä liiallisen infotulvan takia. Samalla minua turhauttaa se, että fiksut ihmiset eivät saa lähettämäänsä viestiä eteenpäin. Tutkitusti ihminen ei pysty seuraamaan yhtäaikaa esityksen slideja ja kuuntelemaan puhetta.

Communicate, inspire and create simply” kiteyttää ajatukseni. Miten tehdä monimutkaisista asioista tämän päivän hektisessä elämässä helppoa ymmärtää?

Tässä muutama ohje presentaatioiden tekemiselle. Kirjoittamistyyli ja visuaalisuus kulkevat tässä täysin rinnakkain. Visuaalinen ajattelu on siis iso osa presentaation tekemistä. Se ei ole aina helppoa, mutta sen voivat kaikki oppia.

1) On tärkeä muistaa kenelle ollaan esittämässä eli kohdeyleisö. Miten saadaan heidät mukaan, millaista on oikea kieli ja ilme juuri heille viestiessä? Visuaalisuudella on helpompi herättää tunnetta kuin pelkillä sanoilla wordissä.

2) Presentaatiota tehdessä on tiedettävä, mikä on esityksen käsikirjoitus.  Kuten elokuvaohjaajalla, niin myös presun visualisoijalla tarvitsee olla hyvä käsikirjoitus. Mikään ei pelastu hyvällä visuaalisuudella, jos asiasisällöt eivät toimi tai pomppivat liikaa. Hyvä esitys on hyvä tarina: “Sometimes reality is too complex, stories give it a form.” Jean Luc Gedard, ranskalainen elokuvantekijä

3) Presentaatio on visuaalinen tarina, jossa on tärkeä oppia kiteyttämään. Lainatakseni Applea: “Sano asiat mahdollisimman selkeästi!” Aikoinaan Apple kertoi Ipodia julkaistessa, että “1000 songs in your pocket”, sen sijaan, että tämä olisi kirjoitettu teknisin termein auki ja mitä kaikkia ominaisuuksia laitteella oli. Tarinan tunne oli se, joka jäi muistiin.

4) Tilankäyttö ja sommittelu on yksi graafisen suunnittelijan tärkeimmistä taidoista. Muista siis antaa esityksen hengittää. Esitys kannattaa jakaa useampiin osiin, eli mielummin viisi slidea kuin yksi täynnä oleva. Powerpointissa on muistiinpano-osio erikseen eli hyvä muistisääntö on yksi asia per sivu.

5) Hyvän presentatiovisun ainesosat lyhyesti ovat: tausta, värinkäyttö, typografia ja toimivat kuvat. Jotta presentaatio pysyy rauhallisena, pidättäydy 3-5 päävärissä, valitse oikea kirjaisintyyli. Esityksissä yksinkertaisuus voittaa aina, eli jos et ole ammattilainen, suosi päätteetöntä groteskia, niin et voi epäonnistua. Kuvat ovat myös tärkeitä, sillä tutkitusti muistamme kuvainformaation 6x helpommin kuin tekstin. Ja muista välttää kliseitä.

Lopuksi on hyvä muistaa, että jokaisesta voi kehkeytyä hyvä presentaation tekijä. Nancy Duartea lainatakseni:

We are all inherently visual communicators. Consider kindergarten: crayons, finger paints and clay propelled our expression, not word processors or spreadsheets.