Eva Opas

Kreabiitti. Graafinen suunnittelija ja luova johtaja, jota inspiroi hieno design ja sanat, jotka herättävät tunteita.

Miksi turhautuminen on ihanaa – vuosikertomus tälle vuosituhannelle?

Viime keväänä mietin tosissani ajankäyttöäni uudelleen. Huomasin saavani aikaan töiden ulkopuolella vaikka mitä hyvinkin nopeasti ja tehokkaasti mutta töissä ja juuri vuosikertomuksia tehdessäni asiat etenivät etanavauhtia. Turhauduin ja työt tuntuivat hyvin mitäänsanomattomilta ja takkuisilta.

Olen luonteeltani nopeatempoinen ja energinen, joten kuukausi toisensa perään jatkuva raporttien taiton pyörittely ja veivaus sai minut kihisemään raivosta. Suoraan sanottuna v***tti! Ihmettelin ääneen, kuka viestintäihminen haluaa käyttää NIIN ison osan ajastaan yhden vuosittaisen julkaisun tekemiseen, joka vieläpä kertoo menneestä vuodesta? Eikö viestinnässä ole vaikka kuinka paljon muuta inspiroivaa tehtävää? Kerroin turhautumisestani pomolleni Mikaelille, joka vain totesi: ”No tee sitten asialle jotain!”

No tee sitten asialle jotain!

Seuraavana aamuna pauhasin työkavereille eivätkö hekin ole saaneet tarpeekseen vaikeasta tavasta tehdä raportteja, ja huomasin etten todellakaan ollut yksikseni turhautumiseni kanssa. Mekin rakastamme viestintää mutta haluammeko käyttää monta kuukautta ajastamme vain raporttien tekoon? Vastaus oli yksimielinen ei…

Yhdessä halusimme muuttaa tapaa tehdä ja päätimme levittää ilosanomaa myös asiakkaille, jotka miettivät vuosikertomuksen tekemistä. Meillä oli kaikilla vuosien kokemus raporttien teosta. Kävimme yhdessä läpi mitä ongelmakohtia näimme prosessissa ja miten jokaista kohtaa ja toimintatapaa voisi tehostaa. Kun prosessi on suoraviivaisempi ja tehokkaampi, säästyy aikaa. Kun aikaa säästyy, voidaan raportit tehdä myös kustannustehokkaammin.

Teimme myös tutkimusta siitä, keille näitä raportteja tehdään ja mitä lukijat todella raporteista kaipaavat. Tulosten perusteella panostimme sinne missä siitä saadaan suurin hyöty, ja karsimme sieltä, mistä selkeästi voimme.

Monet ilahtuivat ajatuksistamme, mutta ainahan on vaikeaa muuttaa omia turvallisia tapoja ja rutiineja. Saimme matkaan muutaman rohkeasti ajattelevan uuden asiakkaan ja meillä on ollut ilo huomata kuinka on todella oikeasti mahdollista vähentää kaikkien raportointia tekevien työmäärää ja tuskaa.

Noin kuukauden kuluttua saadaan maaliin ensimmäiset kevyemmät vuoskarit ja ennustan, että lopputulos on kunkin yrityksen brändin näköinen, helppolukuinen raportti, joka palvelee lukijakuntaansa hyvin. Iloiseksi tästä meidät tekee se, että olemme todellakin näitä tehdessä säästäneet omaa sekä asiakkaan kallisarvoista aikaa ja hermot eivät ole tällä kierroksella kiristyneet.

Tänä keväänä aiomme tosissamme jatkaa ilosanoman levittämistä, missio on alkanut eli stay tuned…